Les comportements dans les groupes de travail

Tout dirigeant, chef de service, chef de groupe est régulièrement conduit à réunir les membres du groupe dont il est responsable pour résoudre ou prévenir un problème constaté ou pressenti.

Mais chacun a pu constater, d’expérience personnelle ou professionnelle, que ces réunions pouvaient être très productives et gratifiantes pour tous ou improductives et très frustrantes.

Dès lors, il est indispensable à tout dirigeant d’avoir les moyens de mieux comprendre les comportements observables dans les réunions de groupes ou équipe de travail afin de mieux adapter sa réaction.

Comment fonctionnent ces réunions, quels rôles peuvent y être joués, qu’est-ce qui peut conduire le responsable à atteindre ses objectifs ou à plus ou moins échouer ?

Voici deux modèles explicatifs, le modèle de base et l’une de ses améliorations récentes.

1. Le modèle de base.

En principe, le groupe est réuni pour accomplir une tâche qui doit bénéficier de la collaboration de tous les  membres et la fonction du chef de groupe est d’obtenir cette collaboration pendant la réunion et de maintenir le désir de collaborer dans le futur.

Pourtant les comportements alors observables peuvent être très divers, voire contraires à l’objectif.

1.1. Les types de comportement.

On peut les regrouper en les trois types principaux de rôles suivants :

Les rôles de tâche

Ils consistent à réaliser tout ou partie des actions suivantes :

-Amorcer la discussion, proposer des idées nouvelles, stimuler le groupe.

-Demander des informations et des opinions.

-Offrir ses opinions personnelles, ses convictions intimes.

-Donner des informations comme expert ou d’après son expérience.

-Orienter, définir la position du groupe par rapport à ses buts.

-Reformuler ou expliciter ou suggérer des alternatives.

-Résumer, coordonner les relations entre les idées, les suggestions ou l’activité des membres.

Les rôles de solidarité

Ils consistent à réaliser tout ou partie des actions suivantes :

-Faciliter la participation des autres, ouvrir la communication entre les membres.

-Encourager, dire son accord, manifester de la cordialité, féliciter les autres.

-Proposer un idéal auquel le groupe doit aspirer dans sa progression.

-Harmoniser les différences entre participants et sous-groupes.

-Observer le groupe et faire des commentaires sur sa progression.

-Rechercher et favoriser les compromis ;  admettre ses erreurs.

-Suivre les autres volontairement ou passivement.

Les rôles individuels

Ils consistent à réaliser plus ou moins systématiquement tout ou partie des actions suivantes :

-S’opposer, résister, bloquer la discussion ; être toujours « contre » ou ramener à un problème ancien.

-Attaquer sans raison le groupe ou les individus ; déprécier autrui, plaisanter avec agressivité.

-Chercher à dominer le groupe, à imposer son autorité en manipulant le groupe.

-Chercher à centrer l’attention du groupe sur lui, à se faire reconnaître.

-Utiliser le groupe comme auditoire pour exposer ses opinions, idées, sentiments.

-Marquer son désintérêt pour le groupe par de la nonchalance, du cynisme, des bouffonneries.

-Demander de l’aide, de la sympathie, soit par insécurité, soit par sous-estimation de soi.

Tous les membres du groupe ne contribuent pas nécessairement à la réalisation de l’objectif de la réunion et, en tout cas, tous ne contribuent pas également ni de la même manière.

Certains auront tendance à se centrer plutôt sur la tâche du groupe et seront d’autant plus acceptés comme « leader » qu’ils auront fait avancer le groupe vers la réalisation de son objectif mais sans provoquer de réaction de blocage.

D’autres auront tendance à se centrer principalement sur la solidarité, le climat du groupe, et peuvent devenir « leaders » lorsque la cohésion du groupe est en danger.

D’autres, enfin, auront tendance à refuser de contribuer à la tâche voire à l’existence du groupe, parce qu’ils sont mobilisés par d’autres projets, ont d’autres objectifs ou se sent sentis non reconnus à leur juste valeur ou exclus pendant ou avant la réunion.

1.2. Le rôle du chef de groupe. (Source : R. Delhez ;  http://www.cairn.info/revue-les-cahiers-internationaux-de-psychologie-sociale-2009-3-page-99.htm)

Le conducteur d’une réunion, l’animateur d’une équipe de travail doit exercer les trois types de fonctions suivantes : production, facilitation et régulation.

-La fonction de production concerne la réalisation de l’objectif de la réunion, de la tâche du groupe.

-La fonction de facilitation concerne la mise en œuvre des moyens matériels et intellectuels nécessaires pour atteindre l’objectif ; par exemple : retenir le bon lieu et le bon moment de la réunion ; clarifier le but,  faire accepter la méthode et le plan de travail ; susciter la collaboration ; faire le point sur l’état d’avancement et faire prendre conscience des progrès accomplis ;  surmonter les blocages de raisonnements, etc.

-La fonction de régulation concerne la cohésion et le climat de travail du groupe ; elle vise principalement à réduire les « rôles individuels » mais aussi à « équilibrer » « rôles de tâche » et « rôles de solidarité ».

Quelques exemples d’actions de régulation :

Rassurer, encourager, témoigner l’accord, le soutien, la compréhension, la sympathie – Valoriser les apports – Rendre relative une opinion présentée comme absolue – Dépouiller une intervention de sa charge affective –  Concilier les opinions, susciter des rapprochements, des compromis –  Amener à interpréter les motifs d’une situation conflictuelle ou de découragement – Faire diversion.

En principe, tous les membres du groupe éprouvent les mêmes besoins ; se sentir dans le groupe utile et influent, reconnu et respecté, en sécurité professionnelle et psychologique. Mais ni la hiérarchie de ces motivations ni la perception des menaces et opportunités portées par la réunion ne sont les mêmes pour tous.

Il appartient au chef de groupe de repérer vite les comportements indésirables, d’en limiter les effets immédiats, puis, ultérieurement, de se donner les moyens de mieux en comprendre les raisons et d’agir en connaissance de cause.

2. Le modèle M.Belbin (Les rôles en équipe. Ed d’Organisation.

http://www.belbinfrance.com/methode/

http://www.belbinfrance.com/cms/cmsfiles/Livre%20Belbin%20chap%203.pdf

Les études et expériences de cet universitaire anglais ont montré que dans chaque équipe ou groupe de travail certaines personnes tendaient spontanément à endosser des fonctions précises ; qu’on pouvait repérer 9 types de fonction ou rôle et que l’équilibre entre les différents rôles exerçait un effet prépondérant sur l’efficacité de l’équipe.

2.1. Les types de rôles.

Comme illustré par le schéma suivant, sont distingués 3 rôles principaux dans chacun des domaines suivants : la réflexion, l’action et les relations dans le groupe.

Chaque rôle est ainsi décrit.

Les rôles de réflexion

Le priseur – Modéré, stratégique, il fait preuve de discernement et envisage toutes les options. Il évalue avec précision et de manière objective si les idées sont réalistes et bénéfiques.

Le concepteur – Créatif, imaginatif, peu orthodoxe et surtout anticonformiste, il propose de nouvelles idées et des solutions créatives. Il résout les problèmes complexes.

L’expert – Déterminé, autonome, concentré vers un seul objectif,  il possède une source de connaissances et de compétences techniques peu communes et utiles à l’équipe.

Les rôles d’action

L’organisateur – Discipliné, fiable, ordonné, méthodique et efficace, il transforme les idées en actions concrètes et pratiques que les membres de l’équipe pourront réaliser.

Le propulseur – Dynamique et fonceur, il travaille bien sous pression. Il a le courage et la capacité de surmonter les obstacles. Il pousse les autres à l’action et aide l’équipe à recentrer son travail.

Le perfectionneur – Consciencieux, à la recherche des erreurs et omissions, il a le souci de la perfection. Il s’assure que le travail est bien fini et que le programme et les délais soient respectés.

 Les rôles de relation

Le promoteur – Extraverti, enthousiaste et communicatif, il explore les opportunités et développe les contacts. Il tire profit des idées et des informations du monde extérieur.

Le coordinateur – Mature, confiant, attentif aux autres et diplomate, il clarifie les objectifs, fait progresser les prises de décision, s’assure que les efforts et les qualités de tous ont utilisés au mieux.

Le soutien – Sociable, sensible, conciliant, plein de tact, il est attentif aux autres et à leurs besoins. Il chercher à éviter les frictions, à établir des consensus et à bâtir des liens entre les membres.

Chacun des rôles ci-dessus comporte les faiblesses correspondant à ses forces ; par exemple le concepteur trop centré sur ses idées ne se soucie pas des détails de réalisation ni de communiquer avec les autres ; l’organisateur est peu flexible ; le soutien est mal à l’aise lors des conflits, etc.

2.2. Les facteurs déterminants

L’auteur indique que la tendance à adopter tel rôle relève des quatre  types de facteurs suivants :

– de la personnalité et des capacités intellectuelles ;

– du cadre de référence ou ensemble des valeurs de la personne ;

– des expériences vécues en réunion de groupe

– de la formation dans ce domaine.

Nous ne sommes pas tous également extravertis, créatifs, ordonnés, sociables, anxieux, etc. ni n’avons également cultivé nos capacités intellectuelles.

Nous n’avons pas exactement les mêmes manières de penser, de sentir, d’agir, ni la même hiérarchie des valeurs et des motivations au même moment (voir art. « Culture, Valeurs »). Notre expérience personnelle ou professionnelle peut avoir laissé des traces très fortes sur notre comportement en réunion.

Et nous n’avons pas tous eu la chance de bénéficier d’une formation qui nous permette de nous comporter en connaissance de cause et d’aider les autres à en faire autant.

Par contre, nous ne pouvant réussir qu’en travaillant en groupe, en transformant nos différences en synergie.

Une dernière et « souriante » façon de présenter le problème !

Les rôles (gauche à droite)   Les attitudes du chef de groupe :

Le bagarreur                 : ignorer ses attaques.                          .

Le sage                        : lui demander la synthèse

Il sait tout                     : vérifier ses dires.

Le bavard                     : le limiter avec tact.

Le timide                      : le solliciter.

Il est contre                  : l’inviter à dire pourquoi

Le roupilleur                  : le solliciter.

Grand seigneur             : vous avez raison mais…

Le rusé                         : on verra cette question plus tard

Aucune reproduction, ne peut être faite de cet article sans l’autorisation expresse de l’auteur.  A.Uzan. 28/06/2013