Le chef de projet selon Google
Management 4 décembre 2022 André UZAN
Le chef de projet selon Google est le « chef d’orchestre » de la réalisation d’un projet en entreprise.
Un projet est un ensemble d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini, dans des délais fixés et dans la limite d’un budget. C’est une entreprise temporaire et la série des tâches est accomplie par une équipe, ce qui exige collaboration intense et planification minutieuse.
La gestion de projet est l’application de connaissances, de compétences et d’outils techniques pour répondre aux exigences du projet et atteindre le résultat souhaité dans les délais et les limites du budget.
Le processus implique planification et organisation, gestion des tâches, budgétisation, contrôle des coûts et, de façon générale, tout ce qu’il faut pour s’assurer que le projet soit achevé à temps et dans les limites du budget.
La planification et l’organisation impliquent que soient définis le projet à réaliser, le plan de réalisation, la gestion de l’équipe (coordination, information du client).
La budgétisation et le contrôle des coûts incluent la gestion des changements pouvant entrainer des coûts inattendus.
L’utilisation de certains outils techniques et méthodologies est nécessaire pour réussir.
Voyons d’abord quel est le rôle d’un chef de projet. Nous décrirons, ensuite, le cycle de vie du projet, puis Les méthodes de gestion de projet.
- Le rôle d’un chef de projet
Distinguons sa fonction de son rôle au sein de son équipe
1.1. La fonction de chef de projet.
Le chef de projet doit établir l’ordre de priorités des activités du projet, déléguer ses pouvoirs et communiquer efficacement.
L’ordre de priorité des activités est décidé après définition des tâches, en équipe et en collaboration avec les « clients »
La délégation de pouvoir conduit à répartir les tâches selon la compétence de chaque membre de l’équipe.
La communication concerne l’avancement du projet et doit être établie et maintenue entre membres de l’équipe et avec le « client »
Les conditions de réussite du projet sont les suivantes ;
-Se concentrer sur le « client », interne ou externe, pour comprendre et satisfaire ses attentes (problèmes et objectifs du projet).
-Bâtir une bonne équipe, atout principal du projet, en tenant compte des compétences nécessaires au projet et des ressources disponibles.
-Etablir des relations de confiance et de collaboration entre les membres de l’équipe et avec le « client »
-Faire que chaque membre de l’équipe ait une vision de l’ensemble du projet et de son avancement et des obstacles.
-Inciter à innover et soutenir les efforts de tous pour surmonter les obstacles.
1.1. Le rôle du chef de projet au sein d’une équipe
Généralement, les membres de l’équipe relèvent de l’autorité d’autres directions. Chacun sera l’expert d’une part du projet et le chef de projet est le chef d’orchestre de l’équipe en :
-rendant chaque membre de l’équipe responsable de certaines taches ;
-informant les bonnes personnes sur les obstacles et risques qui surgissent ;
–aidant les membres qui en ont besoin ;
–se coordonnant avec certaines autres équipes de l’entreprise (markéting finances, etc.).
1.3 Les compétences clés d’un chef de projet
On peut repérer trois ensembles de compétences spécifiques.
-Faciliter la prise de décision concernant le projet.
Le chef de projet doit suivre pas à pas la réalisation du projet et réunir son équipe pour décider.
La décision collective peut concerner les obstacles à la réalisation, la tenue des délais, le besoin de créativité, etc.
-Faire preuve de flexibilité et faite face à l’ambiguïté.
Les facteurs de changement du projet sont multiples et imprévisibles ; ils exigent de la flexibilité.
Des ambiguïtés peuvent surgir, en particulier sur les objectifs, la répartition des tâches, le « client » ; elles exigent repérage rapide, sans froid, clarification, confiance en l’équipe.
-Faire preuve de compétences organisationnelles.
Organiser la répartition des tâches, le déroulement du processus, le traitement des incidents en utilisant les outils techniques disponibles (logiciels de planification et d’ordonnancement, outils de collaboration, outils de documentation (dossiers, plans, feuilles de calcul) Outils d’assurance qualité (évaluations, trackers de productivité, rapports).
On voit que les compétences requises sont loin des mythes qui circulent sur le chef de projet.
-Il n’a pas à être expert du domaine. Il doit faire confiance aux experts de son équipe et manager le projet.
-Il ne lui suffit pas d’avoir beaucoup d’expérience et de succès dans une entreprise ; il lui est essentiel de maîtriser les compétences, les outils et les techniques de gestion de projet,
-Il n’a pas à connaître chaque détail du projet à tout moment mais à se concentrer sur l’avancement du projet et la mise en œuvre de la stratégie retenue.
- Le cycle de vie du projet
La plupart des cycles de vie des projets comportent quatre phases principales, comme le montre le graphique suivant : initier le projet, faire un plan, exécuter les tâches, et clore le projet.
Initier le projet.
Initier le projet, c’est définir les objectifs et les « livrables » du projet, évaluer le budget et les ressources nécessaires, choisir les membres de l’équipe de réalisation ; bref préparer tout ce qui est nécessaire pour réussir ; puis d’obtenir l’accord des « clients ».
L’important, ici, est de prendre le temps de se préparer et de s’assurer de l’accord des parties prenantes (client, membres de l’équipe, services et direction de l’entreprise).
Monter un plan
Il s’agit de présenter les façons d’atteindre les objectifs du projet ainsi que le calendrier.
Le plan doit inclure principalement : le budget, la ventilation des tâches, les moyens de communiquer les rôles et les responsabilités à l’équipe, le calendrier, les ressources, les réactions à avoir en cas de changement ou de risques.
-Exécuter les tâches
Dans cette phase, le rôle du chef de projet est surtout de surveiller le bon déroulement du projet, de veiller à la motivation de l’équipe, de surmonter les obstacles à la réussite et d’informer les « clients ».
Clore le projet
Elle consiste à évaluer le déroulement du projet, à célébrer sa réussite en équipe et à communiquer les résultats aux « clients » du projet.
- Les méthodes de gestion de projet
Une méthode de gestion de projet est un ensemble de principes de gestion et de processus permettant au chef de projet de suivre les tâches à accomplir.
On peut repérer trois méthodes principales : le type linéaire « Waterfall », le type itératif « Agile », le Lean Six Sigma.
3.1. « Waterfall »
Le type « Waterfall » s’applique lorsque les tâches ou les étapes du projet sont nécessairement successives (le démarrage d’une étape est conditionné par la fin de l’étape précédente) ; ce qui est le cas, par exemple, de la construction d’une maison. En utilisant ce type d’approche de gestion de projet, chaque étape est réalisée dans un ordre donné.
Ce type est pertinent aussi lorsque les modifications à apporter sont très coûteuses une fois le projet débuté.
Cependant, on sait que les plans ne se déroulent pas toujours comme prévu, ce qui exige une gestion des risques.
3.2. « Agile »
Le type « Agile » s’applique lorsque les tâches peuvent ou doivent se chevaucher. Ce pourrait être le cas de la construction d’un site web où tout n’est pas nécessaire tout de suite et où chaque étape peut être testée et, éventuellement, modifier les autres étapes.
Cette méthodologie itérative est conçue pour le changement et la flexibilité (être disposé et capable de s’adapter).
Les phases de projet Agile se chevauchent et sont terminées par des « sprints » (temps de travail collectif d’une équipe pour accomplir une tâche spécifique)
Ce type est pertinent lorsque le client n’a pas une vision exacte de ce qu’il veut ou que le niveau d’incertitude et de risque est élevé.
C’est une combinaison de deux méthodologies mères, le Lean et le Six Sigma.
3.2.1. Lean
Le lean, ou Lean Manufacturing, a pour objectif fondamental d’éliminer les gaspillages suivants au cours d’un processus : les défauts, le traitement excessif, la surproduction, l’attente, l’inventaire, le transport, le mouvement et les talents non utilisés.
Cette élimination est obtenue grâce à l’outil « 5S » dont l’expression française est = : trier, mettre en ordre, briller, normaliser et maintenir.
–Trier ; pour ne garder que le strict nécessaire ;
–Mettre de l’ordre : étiquetez et ranger pour que tout le monde puisse s’y retrouver,
–Briller : Nettoyez et ranger l’espace de travail tous les jours ;
–Normaliser : pour standardiser les méthodes de travail ;
–Maintenir : pour soutenir la pratique des méthodes nouvelles par tous.
3.2.2. La méthode Six Sigma.
C’est une méthode de management visant à une amélioration de la qualité et de l’efficacité des processus.
Il y a cinq phases dans l’approche Lean Six Sigma, comme le montre le schéma ci-dessous :
–définir l’objectif du projet ; pour savoir quoi mesurer ;
–mesurer les performances d’un processus ; pour savoir quoi analyser ;
–analyser les lacunes et problèmes ; pour savoir quoi améliorer ;
–améliorer les performances ; pour savoir quoi contrôler ;
–contrôler la mise en œuvre réelle des améliorations.
La méthode Six Sigma est idéale lorsque l’objectif du projet comprend l’amélioration du processus en cours pour résoudre des problèmes complexes ou à haut risque (amélioration des ventes, élimination d’un goulot d’étranglement, etc.)
Les sept principes clés de Six Sigma sont :
-se concentrer toujours sur le client ;
-Identifier et comprendre comment le travail est effectué réellement ;
-Faire en sorte que les processus se déroulent sans heurts ;
-Réduire les déchets et se concentrer sur la valeur ;
-Mettre fin aux défauts de fabrication ou de processus ;
-Impliquer l’équipe et collaborer avec elle ;
-Pratiquer l’activité d’amélioration de manière systématique.
3.3. Lean Six Sigma
Après la mise en pratique de Lean et Six Sigma, il a été découvert que les deux méthodologies pouvaient être combinées pour augmenter les avantages.
La plus grande différence entre ces méthodologies est que Lean rationalise les processus tandis que Six Sigma réduit la variation des produits en intégrant la qualité dès le début et en inspectant les produits pour s’assurer que les normes de qualité sont respectées.
Chaque approche peut être combinée avec les autres, selon les besoins d’un projet.
Google affirme utiliser un mélange de méthodes pour atteindre efficacement l’objectif d’un projet.
(Source : https://www.coursera.org/professional-certificates/google-project-management
Pour d’autres articles sur le même thème :
https://outilspourdiriger.fr/strategie-de-gestion-de-projet-et-innovation/
Aucune reproduction ne peut être faite de cet article sans l’autorisation expresse de l’auteur. A. Uzan. 4/12/2022.