Planifier son projet selon Google

Planifier son projet selon Google, c’est définir un calendrier, un budget, un plan de gestion des risques et un plan de gestion de la communication entre les parties prenantes.

Rappelons ce que nous avons appris concernant la préparation du projet.

(https://outilspourdiriger.fr/preparer-un-projet-selon-google/)

La phase de préparation d’un projet implique la réalisation des points suivants :

-Définir clairement les objectifs du projet.

-Déterminer l’étendue du projet, ce qui va être fait et comment et ce qui est exclu du projet.

-Définir de ce qui sera livré à la direction, au client et aux autres parties prenantes.

-Définir les critères de réussite du projet.

-Déterminer les ressources nécessaires (en experts, en finance et en moyens divers).

-Rédiger et faire agréer la charte de projet.

-Choisir les outils de gestion du projet.

Planifier son projet conduit à se concentrer principalement sur la détermination du calendrier, l’élaboration du budget, les plans de gestion des risques et de communication entre les parties prenantes.

– le calendrier détermine la chronologie de réalisation du projet et souligne les dates des jalons d’avancement ;

– le budget détaille le coût total de réalisation du projet ;

– la gestion des risques conduit à estimer les sources et moments d’apparition des risques et de définir les moyens de les atténuer (révision de la portée du projet, de la date de fin, du financement, etc.)

– la gestion de la communication organise les échanges entre les parties prenantes au projet.

Détaillons chacun de ces points mais dans le cas de projet impliquant plusieurs expert et parties prenantes, la phase de planification devrait commencer par une réunion préalable

1. La réunion préalable

Elle rassemble l’équipe de projet, les partenaires et le financeur. Le modèle suivant d’ordre du jour indique les objectifs à poursuivre :

-présentation par chaque membre de l’équipe de son rôle dans la réalisation du projet ;

-rappel du projet et de son contexte ;

-rappel des objectifs et de la portée du projet et mise en évidence des étapes le plus importantes à respecter ;

-repérage des sources de risques et réaction nécessaire ;

-rappel des règles de collaboration, de communication et de coordination à respecter et information sur les outils de travail communs ;

-discussion ouverte sur les rôles et les questions des membres.

On a compris qu’il s’agit de faire partager par tous le projet et ses délais, les rôles, les méthodes de travail, les risques possibles, etc. pour fonder les bases d’une équipe performante.

Après la réunion, un résumé des points principaux abordés doit être envoyé aux participants.

2. Le calendrier

Fixer les jalons du calendrier est nécessaire.

Un jalon est un point important du calendrier du projet ; en général, il correspond à une étape importante de la réalisation du projet ou à la date de la livraison d’un livrable et permet de s’assurer que les délais de réalisation des tâches sont tenus.

Fixer des jalons présente les avantages suivants :

– cala oblige à décomposer le projet et permet de bien cerner le volume et le rythme   de travail nécessaires ;

– cela aide à repérer les domaines où des ajustements seront probablement nécessaires ;

– cela peut motiver l’équipe de projet et rassurer les partenaires ;

C’est particulièrement vrai pour les grands projets qui peuvent durer plusieurs mois.

Les jalons se déduisent des dates de fin du projet et des durées des tâches à réaliser (Planification descendante).

Les taches et les jalons doivent être hiérarchisés (structure de répartition du travail (WBS, work breakdown structure) https://www.workbreakdownstructure.com/fr/)  Comment créer une Structure de Répartition du Travail et pourquoi vous devriez le faire.

Autant que possible, doit être recherché le chemin critique du projet, c’est-à-dire les jalons et les tâches dont la réalisation dans les délais sont déterminantes.

Ici, il serait bon de tenir compte de la tendance à sous-estimer le temps et les efforts nécessaires pour accomplir une tâche en raison de l’optimisme des membres de l’équipe.

Le calendrier, les tâches et leurs responsables, les jalons sont des éléments du plan du projet auxquels il faut ajouter la portée et les objectifs du projet, le budget et les plans de gestion des risques et de communication.

3. Le budget

3.1. Les coûts du projet.

Le budget d’un projet doit prendre en compte tous les coûts prévus et potentiels nécessaires pour le mener à bien, ainsi qu’un budget pour les imprévus et le bénéfice de l’entreprise.

On peut classer les différents types de coûts en coûts directs entrainés par le projet et frais généraux ou coûts indirects :

Les coûts directs

Il s’agit des coûts des éléments nécessaires à la réalisation du projet et, par exemple, les suivants :

-Salaires et traitements des employés et rémunération des sous-traitants ;

-Coûts des matériaux ;

-Coûts de location du matériel ;

-Licences logicielles ;

-Frais de déplacement et de transport liés au projet ;

-Formation du personnel :

Les coûts indirects

Ce sont les coûts généraux induits par le projet et par exemple les suivants :

-Frais administratifs ;

-Assurance ;

-Équipement de bureau général ;

-Sécurité ;

En outre et pour compenser l’incertitude affectant les estimations de coûts et des délais ou l’exposition à un risque prévisible ou imprévisible, il faut prévoir un budget pour les dépenses surprises.

3.2. La détermination du budget.

La démarche préconisée est la suivante :

-étudier la réalisation de projets similaires conduits par l’entreprise et apprendre des erreurs précédentes ;

-solliciter l’aide de l’équipe, de son chef hiérarchique et des autres parties prenantes ;

-faire appel à des experts du domaine ou aux chefs de projets antérieurs ;

-demander des devis, voire des conseils aux fournisseurs ;

On peut établir le budget en remontant des tâches vers l’ensemble du projet ou faire l’inverse.

Dans tous les cas, il faut définir un budget précis qui reçoive l’approbation des supérieurs et des autres parties prenantes

Déterminer le budget pour les imprévus nécessite un repérage des risques prévisibles et une réserve pour les risques imprévisibles.

4. La gestion des risques

La gestion des risques est le processus qui comporte l’identification d’un risque, l’évaluation de ses impacts et le choix des moyens de l’éliminer ou de l’atténuer. Ce type de préoccupation est nécessaire à toute planification de projet et incite à la souplesse.

On notera, ici, que le risque n’a pas que des effets négatifs mais qu’il peut aussi ouvrir des opportunités à exploiter.

4.1. Les types de risques

Ils sont nombreux et divers. Les plus importants sont les suivants :

-Le risque temporel concerne le dépassement du délai prévu pour une tâche ou un jalon, dépassement qui réduit le budget et provoque l’insatisfaction des partenaires internes ou externes

-Le risque budgétaire concerne le dépassement du coût prévu et réduit la capacité de payer les fournisseurs et la réputation de l’entreprise

-Le risque de portée concerne le refus par le client d’accepter un livrable ; ce qui peut freiner l’ensemble du budget.

-Le risque externe (environnemental, sociétal, juridique, etc.)

-Le point de défaillance majeure concerne le problème qui entraine l’arrêt de l’ensemble du projet tant qu’il n’est pas résolu (défaillance informatique ou d’un fournisseur ou d’un membre, etc.)

-Le risque de dépendance concerne le lien entre deux tâches successives ou entre une décision et une tâche.

La dépendance peut être interne au projet (absence d’un membre) ou externe (défaillance du fournisseur).

4.2. L’analyse du risque.

Le repérer et le comprendre nécessite les analyses suivantes :

-Recourir au brainstorming en équipe pour mobiliser toutes les compétences et expériences.

-Etablir le diagramme de causes à effet. Comme indiqué par la figure ci-dessous, son élaboration conduit à explorer tous les types de causes d’un risque.

-Evaluer l’importance du risque.

L’impact des risques est inégal ainsi que la probabilité de survenance.

La matrice de probabilité et d’impact ci-dessous permet de hiérarchiser les risques.

Pour caractériser et classer un risque donné, la matrice croise les deux dimensions, celle de l’impact et celle de la probabilité de survenance

Par ailleurs, l’évaluation doit tenir de la propension de l’entreprise à accepter le risque.

5.Le partage de l’information entre les parties prenantes au projet.

Les parties prenantes d’un projet constituent un groupe, parfois important, dont le travail doit être coordonné par le partage de l’information sur tout ce qui le concerne.

Pour que la coordination s’opère, un plan doit être défini concernant les objectifs de l’échange entre les parties, les moyens d’échanger, et la fréquence des échanges.

Les objectifs de l’échange concernent :

-La coordination du travail de l’équipe de projet (avancement et retards du projet, exposé des problèmes, contrôles quotidiens, annonces de décisions ou de changement, etc.). Il s’agit, ici, d’échanger sur les progrès du projet, de faire le point sur les étapes suivantes, de repérer les obstacles et de les surmonter.

-Les échanges entre l’équipe et les autres parties prenantes.

Sont indispensables, en particulier, les échanges avec le financeur ou le client, avec les directeurs de fonction et les dirigeants de l’entreprise. Toutefois ces échanges seront à la fois moins fréquents et plus centrés sur les résultats.

Les moyens et la fréquence des échanges sont divers.

Ici, aussi, il faut distinguer les échanges entre les membres de l’équipe de projet et les échanges avec les autres parties prenantes

Entre les membres de l’équipes seront utilisés les moyens de communication habituels en milieu de travail (réunions programmées ou pas, email, téléphone, chat vidéo, outils informatiques de collaboration, etc.). Et la fréquence est quotidienne.

Entre l’équipe et les autres parties prenantes, les échanges seront plus occasionnels ; réunion collective à certaines étapes, informations particulières sur les résultats ou les changements, newsletter pour tenir au courant.

Dans tous les cas, les échanges doivent se faire dans les deux sens.

(Source :  https://www.coursera.org/learn/planification-de-projet-tout-mettre-en-place/home/week/1

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https://outilspourdiriger.fr/le-chef-de-projet-selon-google/

Aucune reproduction ne peut être faite de cet article sans l’autorisation expresse de l’auteur.  A. Uzan.  12/02/2023.