Les charges du chef de projet, selon Google

Les charges du chef de projet sont nombreuses et lourdes, en particulier lors de la réalisation du projet.

Google a repéré six principales charges du chef de projet , dans le mooc https://www.coursera.org/learn/project-execution-google?specialization=google-project-management :  suivre la réalisation, assurer la satisfaction du client, fonder les décisions sur les data, exercer un leadership inclusif, pratiquer une communication efficace, clôturer le projet.

Pour éviter que cet article soit trop long ou trop résumé, nous ne présenterons que les quatre premières charges du chef de projet .

1. Suivre l’avancement du projet.

1.1. Suivre l’avancement.

Réaliser un projet exige d’en suivre l’état d’avancement pour identifier les écarts par rapport au plan ainsi que les risques et pour réagir à temps.

Les éléments principaux à suivre sont les suivants :

-la tenue du calendrier des tâches et des activités ;

-les progrès vers les jalons ;

-la tenue du budget ;

-les changements et les risques courus par le projet.

Les principaux outils de suivi sont les suivants ainsi que les articles explicatifs recommandés par Google.

– le diagramme de Gantt ;  https://asana.com/fr/resources/gantt-chart-basics

– la feuille de route ;  https://fr.smartsheet.com/content/project-roadmap-templates

– Le graphique d’avancement (« burndown chart ») ; https://www.reussirsesprojets.com/burndown-chart/?utm_content=cmp-tru

S’il s’agit du suivi de la réalisation des jalons par une grosse équipe, on peut choisir la feuille de route.

Si le projet comporte plusieurs dépendances, le diagramme de Gantt est plus adapté.

Si les échéances à respecter sont particulièrement importantes, le graphique d’avancement pourrait être le meilleur choix. Et on peut combiner les méthodes si nécessaire.

Les résultats de ces études doivent constituer le rapport sur l’état d’avancement du projet à présenter aux parties prenantes. Ce rapport contient généralement les éléments suivants :

-Le nom du projet ;

-Le résumé : objectifs, calendrier, points saillants, points faibles du projet ;

-L’état du projet, en utilisant les symboles des trois couleurs RAG (rouge, orange, vert) ;

Le rouge indique qu’il y a des problèmes et que le projet peut être retardé ou budget dépassé.

-L’état des Jalons et tâches en les classant en « non commencés », « en cours » ou « terminés »

-Les défis que sont les obstacles en cours et les risques probables.

1.2. Gérer les risques et les dépendances.

Les risques sont des événements qui pourraient survenir et avoir une incidence, le plus souvent négative, sur le projet ((écart par rapport au plan concernant la portée, le budget, les ressources, ou le calendrier, etc.)

Les raisons peuvent être diverses et incluent les cas de force majeure (crise interne ou externe).

Si le risque se présente, une demande de modification est faite aux parties prenantes concernées, par le chef de projet et son équipe

La demande présente une brève description de la situation actuelle, du risque intervenu et des changements nécessaires

Les dépendances concernent l’ordre de réalisation des activités (telle activité ne peut commencer que si une autre est achevée)

Elles peuvent être internes ou externes et sont souvent sources de risques sur le projet.

L’exposition au risque peut être estimée et le repérage des risques les plus importants se fait en croisant la probabilité de survenance du risque et l’importance de l’impact.

Pour gérer les dépendances, l’important est une identification correcte, une surveillance et un contrôle continus et une communication efficace entre le chef de projet et son équipe.

La résolution des problèmes survenus ou prévus peut être facilitée par le recours précoce à la direction de l’entreprise ou du client avant que les discussions entre membres de l’équipe ne tournent en guerres de tranchées ou en mauvais compromis.

2. Assurer la satisfaction du client.

2.1 Assurer la qualité du produit

Un projet doit répondre aux normes de qualité définies par le client, remplir le cahier des charges et satisfaire les attentes du client.

Les normes de qualité sont des spécifications à respecter concernant le produit à livrer (fiabilité, utilisabilité, composition du produit, respect de la marque, etc.). La qualité promise doit être contrôlée préventivement et les défauts repérés corrigés.

De façon plus générale, l’amélioration des processus doit être une préoccupation constante et conduire à identifier, analyser et améliorer les processus existants pour améliorer les performances et optimiser la satisfaction du client. On peut, ici, tester des améliorations sur des échantillons avant de les généraliser.

La rétrospective de la conduite du projet est un bon moyen pour l’équipe de projet de comprendre ce qui a été facteur de succès et facteur d’échecs, à condition que toute l’équipe se sente à l’aise pour faire des commentaires, qu’elle soit sûre que ses avis seront pris en compte et que le climat vise à la recherche de solutions plutôt qu’à la recherche de coupables.

2.2. Mesurer le degré de satisfaction du client

Il peut être approché par une série d’enquêtes ou de tests par les méthodes suivantes :

-des sondages de rétroaction ; pour repérer si le client apprécie les fonctionnalités du produit ;

-des tests d’acceptation ou de satisfaction ; pour vérifier que le produit fonctionne bien chez l’utilisateur.

Ces opérations peuvent se réaliser chez un échantillon de clients ou dans les locaux de l’équipe.

Il convient, alors, de procéder par questions ouvertes, de créer la confiance du client, éventuellement de soumettre à son avis une solution aux problèmes soulevés.

Ces études conduire à réaliser les étapes suivantes :

-Définir les critères d’acceptation à contrôler.

-Définir la situation objet du test.

-Sélectionnez les utilisateurs pour qu’ils soient représentatifs.

-Préparez les utilisateurs testeurs à ce qu’ils vont être amenés à faire.

-Recenser les principaux problèmes soulevés par les utilisateurs testeurs.

-Gérer les demandes de modification et leurs impacts

3. Fonder les décisions sur des données (ou data)

3.1. Les données  

Ce sont les faits et informations relatifs à la réalisation du projet ; ils doivent être collectés car ils constituent la base des analyses, prévisions et décisions nécessaires.

La collecte de data peut concerner la productivité de l’équipe, la qualité de son travail, le degré de satisfaction du client, le degré d’adoption du produit, le degré d’engagement de l’utilisateur et le degré de satisfaction des parties prenantes.

-Les mesures de la productivité visent à suivre le progrès vers la tenue des délais. Les taux d’achèvement à temps peuvent aider à savoir et faire connaitre quand les produits livrables seront prêts.

Ces mesures peuvent également servir à décider des changements de processus, ou de portée, ou du calendrier du projet.

-Les mesures de la qualité se rapportent aux incidents de parcours ; aux problèmes entrainant des changements de processus et des écarts de coûts.

-Les mesures de satisfaction, d’adoption et d’engament du client sont celles qui concernent l’utilisation du produit par le client : le degré d’acceptation du produit, la facilité de son utilisation, la fréquence de l’utilisation

-Les mesures de la satisfaction des parties prenantes et de l’engagement des membres de l’équipe.

Face à la multiplication des objets d’observation et de mesure, la difficulté est de repérer les data le plus importantes. Ce sont nécessairement celles qui menacent le succès global du projet et qu’on peut ainsi repérer :

-Identifiez les tâches qui contribuent le plus à l’objectif global et sur lesquels se concentrer ;

– hiérarchisez les données ou les mesures les plus précieuses pour les parties prenantes soucieux du respect de la date de livraison et du cout.

3.2.  L’analyse

La collecte de données n’est utile que si les données sont analysées.

L’analyse des données comporte les six étapes suivantes : se poser des questions, préparer et vérifier les données, lancer l’analyser, partager et agir.

-Se poser les questions clés.

Se posez les questions clés telles que : Quel est le problème ? Quel est l’écart entre l’état actuel et l’état idéal du projet ?  Quel est obstacle principal à surmonter ? Quels sont risques éventuels ?

Ces interrogations doivent également concerner les attentes des parties prenantes.

-Préparer et vérifier les données

Les données doivent être regroupées et préparées pour une analyse donnée. Il faut éliminer les réponses en double, les donnée biaisée, les données douteuses, etc.

–Lancer l’analyse. 

Visualiser pour voir s’il existe des tendances ou des modèles ou si des recherches supplémentaires sont nécessaires.

–Partager les conclusions et mettre en action.

3.3. Les méthodes d’analyse.

3.3.1. Les analyses statistiques

La visualisation des données chronologiques peut faire apparaître des tendances.

Le croisement de données et le nuage de points permet la recherche des liaisons entre facteurs.

Le graphique à barres facilite la comparaison des valeurs et fait apparaître la différence de taille.

Le graphique à secteurs fait apparaître les parties composant un tout et perme une hiérarchisation (par ex. les activités qui s’opèrent dans la journée).

3.3.2. La présentation des résultats

Le storytelling est utile, sinon indispensable, pour communiquer les résultats.

La narration est le processus de transformation des faits en récit ayant un objectif de communication « émotionnelle », en plus de l’objectif de rationalité (persuader et pas seulement convaincre).

Réussir ce storytelling exige de suivre les cinq étapes suivantes :

– Définir l’audience et ce qui est le plus important pour elle.

– Réunir les données et les résultats d’analyse qui fonde la démonstration.

-Choisir la représentation visuelle la plus « parlante ».

-Construire l’histoire de nature à convaincre et surtout à persuader.

-Tester l’histoire auprès de personnes représentatives de l’audience.

4. Faire preuve d’un leadership inclusif.

4.1. La nécessité du travail d’équipe.

Diriger une équipe pour mener à bien un projet exige d’aider les membres de l’équipe à donner le meilleur d’eux-mêmes et leur permettre de construire des choses dont ils sont fiers.

Une équipe est un groupe de personnes qui planifie, résout des problèmes, prend des décisions et examine les progrès d’un projet. Les membres de l’équipe comptent les uns sur les autres pour faire avancer les choses. Il n’y a pas de hiérarchie organisationnelle ou managériale.

Selon les chercheurs de Google, cinq facteurs sont déterminants de l’efficacité de l’équipe :

-la sécurité psychologique ; les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise pour émettre des opinions divergentes, résoudre les conflits interpersonnels et prendre des risques ;

-la fiabilité des membres de l’équipe quant à leur travail ;

-la clarté des objectifs, des plans, et du fonctionnement du groupe ;

-le partage du sens à donner au projet en cours ;

-le sentiment de produire un changement utile.

Le chef de projet doit mettre en œuvre les moyens suivants de constitution d’une équipe

-Il crée les systèmes qui transforment le chaos en ordre en organisant le travail collectif ;

-il écoute les membres de l’équipe et communique avec eux pour s’assurer que tous sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne l’état du projet ;

-il favorise la confiance et la sécurité psychologique au sein de leur équipe ;

-il pratique l’empathie et renforce la motivation commune pour les membres de leur équipe ;

-Il reconnait et fait connaître le bon travail pour motiver :

-il délègue des responsabilités et en établissant des priorités ;

-il célèbre le succès de l’équipe à la fin du projet ou à des moments choisis ;

-il protège son équipe des critiques de la direction ou des demandes supplémentaires du client.

4.2. La nécessité du leadership inclusif.

C’est une forme de leadership qui valorise l’honnêteté, la justice, le respect, la communauté et l’intégrité.

Chez Google ont été identifiées les trois facteurs suivants de la pratique du leadership inclusif :

-créer une culture du respect des autres membres. Créer un environnement dans lequel les membres de l’équipe se sentent à l’aise de faire part de leurs préoccupations et voient reconnues leurs contributions à l’équipe ;

-créer pour les membres une chance égale de réussir ; en leur assurant l’accès à l’information et aux ressources dont chacun a besoin pour donner le meilleur de lui-même ;

-inviter les membres de l’équipe à s’exprimer librement et intégrer les diverses expressions. Chaque membre de l’équipe peut partager ses pensées, suggestions, préoccupations, désaccords, etc.  Et il doit en être tenu compte.

Pour d’autres articles sur le même thème :

https://outilspourdiriger.fr/le-chef-de-projet-selon-google/

https://outilspourdiriger.fr/preparer-un-projet-selon-google/

https://outilspourdiriger.fr/planifier-son-projet-selon-google/

https://outilspourdiriger.fr/persuader/

https://outilspourdiriger.fr/utiliser-le-storytelling/

Aucune reproduction ne peut être faite de cet article sans l’autorisation expresse de l’auteur.  A. Uzan.  2/04/2023.